La tecnología se ha vuelto uno de los grandes aliados de las pequeñas y medianas empresas. Es común ver como diferentes modelos de negocio tradicionales han migrado sus datos y archivos a plataformas conformadas por hardware y software novedoso. Esto con la intención de mantener una óptima organización y control de dichos datos. Sin embargo, estos datos y archivos nunca dejan de ser vulnerables antes distintas amenazas externas e internas. Por tanto, hoy te hablaremos de todo lo que debes conocer para organizar y respaldar tu gestión de archivos de una manera correcta y eficiente.
Qué es la gestión de archivos
Definición
Gestión de archivos es un término que abarca todo procedimiento o actividad donde se administre, organice y se ponga en funcionamiento base de datos a través del uso de herramientas digitales (hardware y software) como también herramientas analógicas (carpetas, directorios, archivos…) para su almacenamiento, búsqueda, consulta, respaldo y envío por servicios de mensajería digitales, postales o correo electrónico. Todo ello con la intención de mejorar el desempeño y eficiencia en cada uno de los procedimientos administrativos de acuerdo con la actividad que se realice.
Quién realiza la gestión de archivos
Esta actividad compleja puede ser efectuada por profesionales capacitados en el manejo de datos, el cual puede apoyarse en sistemas de gestión de archivos y diversas herramientas que simplifiquen procedimientos y protejan los datos.
Sistema operativo y shell
El sistema operativo es el software que administra los recursos físicos y gestiona todos los procesos que ocurren en un sistema informático. En tal sentido, un sistema operativo gestiona la memoria RAM, el procesador, el disco duro, la tarjeta de red y demás complementos de un sistema informático como también provee servicios para su correcto funcionamiento.
Dentro del sistema operativo destaca un elemento que es de gran importancia, el shell. Este es un intérprete de órdenes o intérprete de comandos que consiste en un programa que brinda una interfaz de usuario que permite acceder a diversas funciones del sistema. De esta manera, se pueden gestionar datos y procesar comandos desde un elemento raíz en el sistema operativo.
Los shell según sus funciones y características se clasifican de la siguiente manera:
- CLI (Command Line Interface): interfaz de línea de comandos.
- GUI (Graphical User Interface): interfaz gráfica de usuario.
- NUI (Natural User Interface): interfaz natural de usuario
Los primeros shell: el MS-DOS para Windows 1 y 2
MS-DOS fue uno de los primeros shell en funcionar de manera efectiva en el mercado. En 1981, surgió el proyecto denominado «Interface Manager», siendo uno de los proyectos que cambiaría el mundo de la informática y que luego cambió de nombre a «Windows». Este nombre hacía referencia a las llamadas «ventanas» que se presentaban en la pantalla. Este sistema operativo implementó uno de los gestores de archivos más novedosos para la época, el MS-DOS Executive. Este intérprete de comandos era el responsable de reducir al mínimo las ventanas, procedimiento que luego se le asignó el nombre de minimizar ventanas.
Los shell luego evolucionaron de forma acelerada hasta convertirse hoy en día en un elemento esencial para el funcionamiento de cualquier programa que se ejecute en un sistema operativo.
El software: Sistema de Gestión de Archivos
Los sistemas de gestión de archivos son aquellos programas que proporcionan al usuario y a los sistemas informáticos los servicios necesarios para acceder, usar y controlar archivos y directorios donde se almacenen datos. Cuando se tratan de sistemas de gestión de ficheros, estos son considerados como parte de la estructura del sistema operativo. Las salidas o input de las aplicaciones contienen información que generalmente se convierte en archivos. Las entradas o output de las aplicaciones se guardan en ficheros para su almacenamiento de forma prolongada.
Los términos usados en relación con los datos que se manejan en un sistema de gestión de archivos son los siguientes:
- Campo: es un elemento básico de información, el cuál almacena un valor para el campo completo, contiene un tipo de dato y presenta una longitud.
- Registro: consiste en una unidad donde se guardan campos relacionados.
- Archivo informático: es una unidad donde se guardan registros relacionados y a la cual se le pueden colocar restricciones de acceso.
- Base de datos: es un conjunto de datos relacionados entre sí.
Herramientas y utilidades disponibles en el mercado
- Orfeo GPL: es un software de gestión de archivos construido bajo software libre y protegido legalmente a través la licencia GNU GPL. Es una herramienta altamente escalable, desarrollada bajo el lenguaje de programación PHP. Utiliza un esquema donde se da prioridad a la fractalización de procesos, una característica que facilita la gestión de archivos para cualquier organización o persona. Esta herramienta se desarrolló en Colombia y es compatible con el servidor Apache.
- Lotus Notes: actualmente recibe el nombre de IBM Notes. Es un software cliente/servidor que permite la colaboración de múltiples usuarios para la gestión documental y además permite compartir archivos a través de correo electrónico. Es una herramienta desarrollada por Lotus Software, una unidad de negocio de IBM, la cual funciona a través de diversas plataformas de Windows y Linux. Lotus Notes es una software práctico para organizaciones que requieran compartir bases de datos entre usuarios y además requieran de la colaboración de estos para la gestión de archivos.
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Objetivos de la gestión de archivos
- Garantizar que los datos que se desean almacenar sean válidos.
- Optimizar y mejorar la administración de archivos.
- Proveer servicios para la entrada y salida de información en las unidades de almacenamiento.
- Facilitar el acceso y entrega de información al usuario.
- Reducir y evitar la pérdida de información.
- Proveer parámetros e instrucciones esenciales para la entrada y salida de información.
- Proveer servicios para la entrada y salida de usuarios.
Ventajas de la gestión de archivos
- Control sobre los usuarios que acceden a la información.
- Asignación de privilegios y restricciones para los usuarios.
- Acceso dinámico y ordenado a toda la información.
- Seguridad durante el acceso a la información como también durante los procesos de custodia, administración y respaldo de datos.
- Mejora el desempeño y aumenta el rendimiento durante la jornada de trabajo.
- Evita duplicidad de información, documentos, archivos…
- Intercambio digital o electrónico de documentos.
10 consejos para organizar mejor tus documentos digitales
Mantener los documentos digitales en perfecto orden es una práctica que mejora el rendimiento de los usuarios y aporta valor a la empresa. Es una manera de presentarse como una organización sólida que ofrece una rápida capacidad de respuesta a la solicitud de información y a la gestión de archivos. Por tal motivo, te presentaremos 10 consejos para organizar mejor tus documentos digitales.
- Establece normas: generar protocolos sobre cómo recolectar, almacenar, procesar y respaldar la información es la manera más eficiente para disponer de un archivo sólido.
- Crea una estructura coherente en tus archivos: Las carpetas deben estar almacenadas de acuerdo con su naturaleza y a su vez la información almacenada distribuidas en subcarpetas de forma ordenada. De esta manera, tanto el usuario como el software pueden acceder con mayor rapidez a la información.
- Nombra correctamente los archivos y documentos: utilizar nombres que expliquen o brinden orientación sobre la naturaleza del documento es la forma más acertada para encontrar rápidamente la información.
- Utiliza nombre cortos: las carpetas y subcarpetas con nombres breves son más fáciles de identificar que los nombres complejos. Utiliza abreviaturas y siglas que sean fáciles de identificar. De igual manera, evita acentos y caracteres especiales.
- Cuanto más información más subcarpetas: organizar los archivos en subcarpetas es la opción más recomendables para ordenar archivos grandes y complejos.
- Utiliza el formato de fecha AAAA/MM/DD para la codificación de documentos: cuando se codifica documentos con este formato de fecha el sistema los ordena cronológicamente.
- Guarda los documentos de acuerdo con su naturaleza: guardar la información en la carpeta adecuada te permitirá mantener un orden y acceder rápidamente a la información.
- Evita borrar información: es ideal crear carpetas con documentos desactualizados para evitar borrar dicha información, ya que puedes llegar a necesitarla en el futuro.
- Utiliza una rutina estricta para las copias de seguridad: realizar copias de seguridad de forma periódica es la opción más eficaz para proteger tus datos.
- Guarda toda la información reciente: los documentos presentes en tu escritorio o en las carpetas locales deben ser guardados de forma recurrente en tu servidor. Procura realizar un repaso a dichas carpetas antes de finalizar la jornada de trabajo.
Inconvenientes de una mala gestión de archivos
- Pérdida de documentación: es uno de los problemas más frecuentes de malas prácticas durante la gestión de archivos. Normalmente, se puede recurrir a procesos de recuperación de información, pero no siempre se obtiene éxito en los mismos. Este es un problema que crea retrasos en los procesos administrativos de la empresa e incluso la expone a sanciones legales, ya que existen diversas normativas de protección de datos.
- Sobre-escritura y duplicación de información: es una situación que sucede cuando múltiples usuarios acceden de forma simultánea para gestionar un fichero, ya que se pueden crear diversas versiones de un mismo documento como también se puede ingresar contenido duplicado.
- Falta de seguridad: cuando existe una mala configuración de los accesos y privilegios de los usuarios la empresa se encuentra vulnerable y expuesta a la pérdida o filtración de información.
Dónde se hace la gestión de archivos:
1- Nivel físico
- Discos duros mecánicos: también conocidos como HDD (Hard Drive Disk), es un dispositivo de almacenamiento permanente que funciona a través de piezas mecánicas. Utilizan una estructura magnética interna para guardar la información.
- Discos SSD (Solid State Drive): también conocidos como unidades de estado sólido. Es un dispositivo que consiste en microchips con memorias flash que se interconectan para brindar una gran capacidad de almacenamiento.
- Memoria USB (Universal Serial Bus): es un dispositivo que proporciona una unidad flash para el almacenamiento de la información. Normalmente, ofrece una protección especial a la memoria flash como también conexión a través de puerto USB.
- Tarjetas de memoria: consiste en una memoria flash con características básicas. Dicho dispositivo adquiere el término flash debido a su rápida respuesta cuando se desea eliminar algún archivo. Este producto requiere de un lector de memoria para poder gestionar los datos.
- Almacenamiento de los dispositivos móviles: los smartphones y otros dispositivos móviles se han convertido durante los últimos años en un medio importante para almacenar información. Estos dispositivos vienen provistos de memoria interna y además dicha memoria puede expandirse mediante el uso de tarjetas de memoria.
- La nube: es uno de los medios de almacenamiento más seguros disponibles en la actualidad. Consiste en almacenamiento de datos a través de servidores remotos gestionados por grandes corporaciones. Brinda capacidad ilimitada para guardar información y cuenta con plataformas con lo último en tecnología y seguridad. Las principales nubes públicas son: iCloud, Google Drive, Microsoft Onedrive y Dropbox. Estas son plataformas que brindan una gran capacidad de almacenamiento en Internet, brindan altos niveles de seguridad y además permite ampliar los servicios mediante diversos métodos de pago.
2- Nivel lógico
La gestión de archivos en el nivel lógico se realiza a través de ficheros o sistemas de archivos que forman parte del sistema operativo. Los sistemas de archivos tienen la función de organizar los espacios del disco y facilitar el acceso a la información. Los sistemas de archivos más importantes son los siguientes.
- FAT: uno de los primeros sistemas creados. Inicialmente podía soportar archivos hasta 512 MB, luego se pudo ampliar dicha capacidad a 2 GB.
- FAT32: es un sistema de archivos desarrollado por MS-DOS, soporta archivos hasta 4-1 GB y carece de permisos de seguridad.
- NTFS: es un sistema de archivos desarrollado por Windows, el cual admite particiones mínimas de 10 GB y máximas de 2 TB.
- HPFS: este sistema desarrollado por Microsoft e IBM para el sistema OS/2 versión 1.2 se diseño para mejorar diversos aspectos de los sistemas de archivos FAT. Soporta archivos de 2 GB y particiones de 2 TB.
- ext3: es un sistema utilizado en distribuciones de Linux. Utiliza un registro diario de información y pronto será reemplazado por el fichero ext4. Ofrece ficheros con un tamaño máximo de 32 TB.
Cómo definir un estilo para organizar la gestión de archivos
Algunos estilos usuales
- Estilo «sobre la marcha»: es un estilo utilizado por autónomos, domésticos y pequeñas empresas que crean ficheros y los van adaptando sobre la marcha de acuerdo con sus necesidades.
- Estilo «organizativo por directorios»: es una técnica utilizada por pequeñas empresas, la cual establece una serie de directorios para la introducción de archivos. Estos directorios se encuentran establecidos de acuerdo con actividades y procesos de la empresa y se dividen en subcarpetas para su organización.
- Estilo «organizativo por nombres»: es el método utilizado por grandes empresas. Este estilo presenta archivos clasificados por nombres específicos de los departamentos de la empresa y a su vez se dividen en subcarpetas con nombres de áreas administrativas o ejecutivos de la empresa. Es un estilo que genera más seguridad, responsabilidad y control de los documentos.
Los errores y dificultades más comunes
Todo tipo de entornos
- Lentitud en los procesos por sobrecarga de archivos.
- Falta de dedicación a la labor organizativa.
- La ineficacia de los buscadores.
- Múltiples unidades de almacenamiento o múltiples versiones para un mismo archivo.
- Unidades de almacenamiento deterioradas por déficit de protección o malas prácticas en el lugar de trabajo.
- Falta de formación de los trabajadores.
- Unidades inoperativas por déficit en el control del período de vida útil del dispositivo.
- Unidades de almacenamiento no utilizadas por no contar con un plan de seguimiento y gestión de cada uno de los dispositivos de almacenamiento.
- Lentitud en los procesos de búsqueda de archivos comprimidos, ya que estos ahorran espacio en el disco de almacenamiento, pero dificulta su ubicación en el fichero.
Gran parte de los errores y dificultades que suelen afectar la gestión de archivos surgen por falta de formación en el equipo de trabajo. Un equipo de trabajo preparado para realizar una óptima gestión de archivos debe gozar de conocimientos para manejar altos volúmenes de datos. Además, deben trabajar de forma dedicada y utilizar protocolos que garanticen un almacenamientos de datos claro y conciso.
Entorno corporativo
Los problemas más comunes en el entorno corporativo surgen por la mala configuración en los controles de acceso. Esto debido a que las empresas suelen utilizar archivos con nombres de departamentos y personas responsables, lo cuales se ven afectados ante malas prácticas de trabajo efectuadas por terceras personas. Una mala configuración en los controles de acceso también afecta la protección de datos.
Otro aspecto importante que suele desencadenar errores en el entorno corporativo es la falta de una política de copia de seguridad, ya que ante cualquier evento inesperado se puede perder un gran volumen de información.
Puntos claves en la organización.
- Economía de espacio en disco: es recomendable crear particiones para archivos con capacidades razonables para dicho usuario o departamento. De esta manera, podrás crear nuevas particiones o ampliar particiones ya existentes de acuerdo con tus necesidades.
- Limitación de versiones existentes: limitar los archivos con una versión única es la forma más adecuada para mejorar la gestión de archivos. Por ejemplo, una empresa puede recibir una orden de compra de un cliente, pero si este decide cambiar algunos productos de su orden, la nueva orden debe sustituir a la primera y evitar la duplicidad de versiones.
- Realización de labores organizativas al final de cada proyecto: luego de culminar largas jornadas de trabajo o proyectos dentro de la empresa es recomendable realizar labores organizativas que incluyan depuración de posibles errores en los archivos existentes.
- Almacenamiento unificado: es necesario almacenar la información de manera unificada con la intención de acelerar los procesos y proteger tus documentos. En tal sentido, si eliges almacenar tu información en un servidor local, en uno remoto o incluso en la nube debes hacerlo de manera unificada. No es recomendable contar con múltiples ubicaciones de almacenamiento.
- Funcionalidad: todos las unidades de almacenamiento, los protocolos de seguridad y las normas para la gestión de documentos deben funcionar perfectamente. No tiene sentido tener normas estrictas de gestión documental y no contar con un plan de recuperación de datos. De igual manera, si alguna unidad de almacenamiento presenta errores o mala configuración gran parte del trabajo se pierde. Todos los parámetros planteados para una buena gestión documental deben funcionar de forma conjunta.
Qué es la gestión del respaldo o copia de seguridad (backup)
Definición formal
El backup o copia de seguridad se define como el proceso en el cual se crea una copia exacta de los datos existentes en el sistema como respaldo ante algún evento inesperado que ponga en riesgo la seguridad de los datos.
Definición práctica
Una copia de seguridad es la recolección de toda la información del sistema que servirá como punto de recuperación ante cualquier evento que pudiese alterar o borrar dicha información.
¿Quién la hace?
Las copias de seguridad pueden realizarse de forma automática mediante herramientas que realizan un respaldo de toda la información y la almacenan en servidores locales o servidores en la nube. De igual manera, las copias de seguridad pueden ser ejecutadas por una persona con acceso al sistema que pueda exportar dicha información a servidores donde la información esté segura. Los sistemas pueden contar con ambos métodos para respaldar la información.
Para qué se hace un backup
La función principal de una copia de seguridad es proteger la información del sistema y ofrecer un respaldo oportuno que sirva como punto de recuperación. Contar con copias de seguridad automáticas es una excelente opción, sin embargo, la opción más recomendada es disponer de métodos automáticos y manuales para el backup de tus datos.
Por ejemplo, una empresa puede contar con un sistema de respaldo de información que realice una copia de seguridad todos los días a la medianoche, una hora ideal con poco tráfico de usuarios. Sin embargo, si ha realizado un volumen alto de operaciones durante el día es recomendable realizar una copia de seguridad manual para proteger dichos datos. Esto debido a que si llegase a producirse una pérdida de información antes de la medianoche el sistema solo contará con la copia de seguridad del día anterior.
Ventajas de hacer un buen backup
- Los datos estarán protegidos ante fallos en el sistema, desastres en la empresa y amenazas externas.
- Se podrá contar con un punto de recuperación de la información.
- La empresa podrá reiniciar sus operaciones rápidamente luego de un evento inesperado.
- La información estará disponible desde cualquier ubicación, si se realiza un respaldo en la nube. Incluso, si se almacena en servidores externos se podrá acceder de forma remota.
Inconvenientes de hacer un mal backup
- Pérdida de información si la unidad de almacenamiento no cuenta con el espacio suficiente.
- Error en la exportación de archivos que dificulten su recuperación.
- Fallos en la conexión de Internet durante la copia de seguridad en la nube o servidores externos.
Cómo definir un estilo para organizar la gestión del respaldo
Similitudes con la gestión de archivos
Los estilos en la organización de la gestión del respaldo guarda cierta similitud con los estilos de la gestión de archivos, ya que los autónomos, domésticos y pequeñas empresas pueden respaldar sobre la marcha sus documentos. Una de las maneras más eficaces de respaldar archivos sobre la marcha es sincronizando el ordenador con servidores en la nube público. Onedrive y Google Drive son los mejores para este estilo.
Las medianas empresas pueden utilizar respaldo de información en servidores internos que consideren seguros. Pueden establecer directorios para un respaldo ordenado y cronológico de la información.
Las grandes empresas tienden a utilizar los servidores en la nube. El cloud de Amazon Web Services es uno de los más populares entre las grandes empresas que desean seguridad y posibilidad de ampliar el espacio de almacenamiento. Este tipo de servidores cuenta soluciones adaptadas al cliente, se pueden crear ficheros con nombres de departamentos o personas responsables de la empresa.
El papel del sistema
El sistema es uno de los elementos claves que facilita los servicios y procedimientos para la ejecución de una copia de seguridad. Actualmente, se puede programar copias automáticas en diversos sistemas operativos de Windows y Linux, además, las empresas pueden contar con Windows Server en sus diferentes versiones. El sistema debe proveer los recursos necesarios para un envío de datos estable entre el ordenador y la unidad de destino.
El papel del software
Las copias de seguridad se pueden realizar de forma automática mediante instrucciones en el software de gestión de archivos. Estos programas optimizan la organización del respaldo de datos y favorecen una exportación periódica de los archivos. De acuerdo con los recursos que disponga el usuario, el software debe permitirle realizar copias de seguridad manuales, ya que es una forma básica que permitirá a pequeñas empresas y autónomos realizar respaldos en unidades de disco duro o servidores públicos en la nube. El software debe funcionar como un aliado al momento de desear respaldar información, por tanto, debe proporcionar todos los servicios necesarios para realizar un backup del sistema.
El papel del usuario
Las copias de seguridad deben ser gestionadas mediante normas que garanticen la correcta transferencia de datos, disminuyan o eliminen posibles vulnerabilidades en la unidad de destino como también promuevan un acceso rápido a dicha información. Por tal motivo, el usuario es esencial en la supervisión de posibles errores en los procedimientos de respaldo de datos. De acuerdo con sus recursos y necesidades, el usuario debe formarse e instruirse para una correcta ejecución del respaldo de datos. El nivel de compromiso del usuario es uno de los factores que más incide sobre una gestión de respaldo eficiente.
El papel de la organización en el caso de empresas
Las grandes empresas suelen decantarse por copias de seguridad que se realizan de forma automática mediante software especializado que exporta a servidores externos. Sin embargo, estas organizaciones pueden necesitar la ayuda de personal humano que brinde asistencia ante circunstancias críticas que pongan en riesgo la integridad de los datos. La empresa juega un papel importante en la creación de normas y lineamientos que establezcan un plan de recuperación de datos. De igual manera, debe proveer los recursos necesarios para la capacitación y formación de su equipo de trabajo.
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